• Le 100% démat’ : une réalité quotidienne pour Nevers Agglomération

Témoignage de :

• Elise Duquenne, cheffe de service Commande publique et affaires juridiques
• Christelle Chaponneau, cheffe de service Administration générale et gestion des assemblées
• Jacques Mercier, vice-président aux Relations avec les citoyens, à l’Evaluation des Politiques publiques et aux Appels d’offres de l’EPCI et Maire de Parigny-les-Vaux

Avec sa politique en faveur de la dématérialisation poussée au plus loin - le full démat’ - Nevers Agglomération, présidé par Denis Thuriot, fait figure d’exemple parmi les EPCI de Bourgogne-Franche-Comté. L’ARNia est allée à la rencontre de trois acteurs de l’Agglo pour recueillir leur témoignage : un élu, Jacques Mercier, vice-président aux Relations avec les citoyens, à l’Evaluation des Politiques publiques et aux Appels d’offres de l’EPCI et Maire de Parigny-les-Vaux, la cheffe de service Commande publique et affaires juridiques, Elise Duquenne et la cheffe de service Administration générale et gestion des assemblées, Christelle Chaponneau. Retours sur ces échanges qui ont permis d’évaluer le degré de dématérialisation de l’Agglo de Nevers, à travers le prisme des expériences de chacun.

 

Le 99% démat : un dernier maillon de la chaîne reste à numériser

Nevers Agglo n’a pas attendu le 1er octobre 2018 pour se mettre en ordre de marche en matière de marchés publics dématérialisés. « Nous avons une vision assez positive de la démat’ du fait de ses atouts : gain de temps, gain d’argent et aussi suppression des courriers à toutes les étapes du marché, dont le contrôle de légalité et la notification du marché, explique Elise Duquenne. Il nous reste une dernière étape à franchir : celle de la numérisation des dossiers au moment de la commission d’appels d’offres mais cela suppose un budget pour équiper chaque élu d’une tablette et d’une signature électronique propre ».

 

Nous encourageons vivement les entreprises à adopter la signature électronique

La démat’ se joue aussi du côté des entreprises : « Nous les incitons à adopter la signature électronique lors de la candidature aux marchés ». L’agglo a choisi de rendre celle-ci obligatoire pour tous les marchés, lors de l’étape de la signature de l’acte d’engagement. « Dès la publication des appels d’offres (une clause spécifique figure dans le DCE), les entreprises sont prévenues qu’elles doivent s’équiper d’un certificat pour la signature électronique du marché si celui-ci lui leur est attribué. Nous les aidons dans la démarche en leur expliquant comment procéder et aussi le coût d’un certificat, nous les invitons également à des webinaires en partenariat avec la Chambre de Métiers et de l’Artisanat » raconte Elise Duquenne qui se réjouit du but atteint puisque toutes les entreprises ont joué le jeu jusqu’à maintenant. Toujours en ce qui concerne les entreprises, l’EPCI nivernais a organisé en octobre dernier un webinaire pragmatique portant sur la rédaction du mémoire technique auquel étaient invitées toutes les entreprises qui avaient téléchargé un DCE ces 4 dernières années.

 

 

« L’ARNia nous a permis de les identifier (extraction des données des retraits de DCE) » raconte Elise Duquenne qui compte organiser d’autres webinaires spécifiques aux domaines d’activité des entreprises (travaux, fournitures, services...) car les attentes ne sont pas les mêmes. « Ce type de webinaire thématique est important, précise Jacques Mercier, vice-président aux Relations avec les citoyens, à l’Evaluation des Politiques publiques et aux Appels d’offres, pour permettre aux petites entreprises et aux artisans locaux de candidater aux marchés dans de bonnes conditions et éviter que leurs candidatures soient rejetées faute de réponses aux questions et aux exigences ».

 

La plateforme de l’ARNia : l’accompagnement du GIP, perçu comme un point fort

L’adhésion à l’ARNia permet de bénéficier d’un accompagnement personnalisé via l’ambassadrice de proximité et bien entendu d’accéder aux services de démat’ (Pastell, parapheur électronique, S2low), c’est-à-dire « un panel complet de services sans avoir de multiples prestataires », souligne Elise Duquenne. Pour l’Agglo de Nevers, adhérer au GIP c’est aussi l’occasion de participer aux groupes de travail et d’enrichir sa propre expérience. « A titre d’exemple nous avons été béta-testeurs pour le parapheur électronique à l’intérieur de la solution Pastell. Autre intérêt que je vois de ces groupes de travail, c’est de pouvoir confronter son expérience à celle des autres ». Elise Duquenne se souvient du témoignage d’un hôpital, l’année dernière, qui l’avait captivée.

Favoriser les échanges en interne, c’est aussi un point important que Jacques Mercier appelle de ses vœux : « au sein de la commission numérique de l’Agglo on gagnerait à faciliter les échanges entre les élus et les agents ».

Parmi tous les points forts de la plateforme, l’EPCI nivernais note le coffre-fort électronique qui permet aux entreprises de sauvegarder les documents (assurances, KBIS…), une fonctionnalité jugée utile. Parallèlement, dans ce même registre de la simplification, la responsable des marchés publics nous confie regretter que le MPS ait été remplacé par le DUME (suite à une directive européenne) qui, selon elle , « est adapté pour les gros marchés des grandes métropoles mais pas pour les autres collectivités comme Nevers Agglo ». En résumé, l’EPCI apprécie la qualité de la plateforme ARNia, même s’il reste des progrès à faire du côté de l’utilisation de la salle des marchés. « Certes, elle fonctionne très bien, souligne, Elise Duquenne, mais je pense qu’elle gagnerait à être modernisée avec notamment plus d’ergonomie et de rapidité ».

 

Le besoin d’un outil pour fluidifier et sécuriser notre travail au quotidien

« La démat’ suppose beaucoup de travail et de saisie (exemple : compilation d’actes dans un seul document word). Un des objectifs du service que je gère est d’ailleurs de mieux structurer la gestion des assemblées.  Il faut dire, raconte Christelle Chaponneau, que l’agglo a largement grandi en seulement 5 années : elle a quasiment doublé ses effectifs, augmenté ses compétences et accueilli de nouvelles communes. Nous avons véritablement besoin de structurer les pôles ressources pour fluidifier et sécuriser notre travail au quotidien ».

Aujourd’hui Nevers Agglo utilise S2low pour la transmission des actes et Pastell pour les envois sécurisés. L’EPCI est en réflexion actuellement pour intégrer des logiciels métiers afin de construire, avec l’ensemble des services, le dossier de séance. « Nous étudions les possibilités de la solution libre web-delib. En parallèle, nous serions très intéressés si le GIP nous proposait un service nous permettant de gagner du temps, d’assurer une continuité entre les services », explique Christelle Chaponneau qui a appris durant l’entretien que l’ARNia était sur le point de rendre accessible un nouveau service nommé WebActes.

Télécharger le témoignage