Le RGPD et la plateforme Territoires Numériques

1. Qui est le Responsable des traitements, les co-responsables et le Délégué à la Protection des Données ?
2. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?
3. Comment exercer vos droits ?
4. Quelles sont les obligations du Responsable des traitements et des co-responsables ?
5. Comment les services de la plateforme doivent être utilisés par nos adhérents ?
6. Quelles données sont traitées par la plateforme et dans quelles conditions ?
   • Annuaires thématiques
   • Assistance - Gestion de la relation avec les adhérents
   • Assistance – Dispositif d’assistance téléphonique
   • Cookies
   • Comptes utilisateurs
   • Conférences web
   • Création de sites internet
   • E-Actes
   • Enquête en ligne
   • Facturation électronique
   • Guide des droits et des démarches
   • Guide géolocalisé
   • IDéO BFC : Annuaire
   • IDéO BFC : Catalogue de données (IDGO - CKAN)
   • IDéO BFC : Catalogue GeoNetwork
   • IDéO BFC : Composeur cartographique
   • IDéO BFC : Cookies du CMS et cookies utilisées par IDGO
   • IDéO BFC : Co-voiturage
   • IDéO BFC : Demandes de création de compte et d'adhésion aux groupes projet
   • IDéO BFC : Enquête de satisfaction / nouvelle formation
   • IDéO BFC : Extracteur de données
   • IDéO BFC : Gestion des comptes d’accès FTP sécurisé
   • IDéO BFC : Gestion des comptes utilisateurs et des notifications sur Collab
   • IDéO BFC : Gestion des comptes utilisateurs sur IDGO
   • IDéO BFC : Gestion des listes d'inscrits aux événements et eux formations
   • IDéO BFC : Logs de connexion et déconnexion des utilisateurs au Portail
   • IDéO BFC : Logs de synchronisation des identités avec le socle
   • Logs d'accès
   • MedNum BFC : cartographie des lieux de médiation numérique
   • MedNum BFC : suivi du parcours des médiateurs numériques
   • MedNum BFC : gestion des contacts avec les acteurs de la médiation numérique
   • Messagerie
   • Newsletter
   • Nos projets
   • Réversibilité de la plateforme
   • Salle de marchés
   • Super Chef RGPD
   • Téléassistance
   • Télé-formulaires services aux citoyens
   • Télépaiement en ligne - TIPI
   • Transmission des flux comptables à l'Etat
7. Quelles sont les mesures de sécurité de la plateforme Territoires Numériques ?

• Identité, informations de contact professionnelles

La base juridique est déterminée par l’utilisateur du service. Par exemple, un annuaire qui recense les services d’une collectivité peut se baser sur le fait que le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

• Internes : L'administrateur de l’annuaire
• Externes : Toute personne qui accède aux annuaires sur Internet

Assistance aux adhérents sur l'utilisation de la plateforme

Suivi du nombre de tickets ouverts, attribués et fermés par compte afin de générer des statistiques

Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, téléphone professionnel, fonction, organisme.

Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques

• Internes : Le personnel de Territoires Numériques en charge de l’assistance.
• Externes : Le personnel des prestataires des différents services en charge de l’assistance.

La personne concernée.

Les comptes des utilisateurs.

Porter l’assistance nécessaire pour l’utilisation des services aux adhérents et utilisateurs de la plateforme.

30% ou moins des appels téléphoniques reçus par le service sont enregistrés aux fins de :

• Former ses salariés
• Evaluer ses salariés
• Améliorer la qualité du service

• Données d’identification: nom, prénom
• Vie professionnelle : e-mail, téléphone, fonction
• Enregistrement sonore des échanges (30% maximum)

Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques

Les enregistrements sont accessibles uniquement par le prestataire en charge de l’assistance téléphonique.

Les données retranscrites dans l’outil de suivi (GRC) sont accessibles par les agents de Territoires Numériques et de ses prestataires en charge de l’assistance.

Les données retranscrites dans l’outil de suivi (GRC) sont conservées pendant la durée de vie de la plateforme à des fins d’historique des problèmes rencontrés, sauf demande de suppression de la personne concernée.

Les enregistrements sont conservés 6 mois. Le contrôle de cette durée de conservation est effectué chaque mois.

La personne concernée.

Les comptes des utilisateurs.

• Fournir un point d’identification et d’authentification pour accéder à la plateforme Territoires Numériques.
• Servir d’annuaire pour le service « Nos Projets »
• Servir d’annuaire pour le service « Portail de la Donnée et de la Connaissance »

• Données d'identification : nom, prénom

• Vie professionnelle : email, téléphone, organisme, fonction

• Données de connexion
• Condition d'élu ou pas

• Pour les adhérents : Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques
• Pour les personnes invitées à participer au service « Nos projets » : Le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)
• Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)
• Pour le personnel de Territoires Numériques et ses sous-traitants : Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat de travail ou de sous-traitance

• Pour l’identification : le sous-traitant en charge de la plateforme (Worldline). Le personnel de Territoires Numériques peut exceptionnellement demander à ses adhérents les identifiants de connexion en cas de blocage coté adhérent.

• Pour l’annuaire : les personnes inscrites dans le socle et utilisant le service « Nos projets »

• Pour l’annuaire du « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : les personnes disposant d’un compte et connectées au service « Portail de la Donnée et de la Connaissance »

Dès que l’agent quitte sa collectivité, ou que le salarié quitte Territoires Numériques, nous procédons à la désactivation du compte. Techniquement il n’est pas possible de supprimer les comptes car certaines fonctionnalités de la plateforme en dépendent comme l’historique des actions de la collectivité.

Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : jusqu’au moment où la personne concernée manifeste son souhait de supprimer son compte.

• Pour les adhérents : Les gestionnaires du service de la collectivité adhérente
• Pour les personnes invités à participer au service « Nos projets » : les personnes concernées
• Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : la personne concernée

• Gérer les inscriptions aux conférences web
• Permettre leur faisabilité technique
• Faciliter les échanges ultérieurs avec les assistants

• Administrateur des conférences web, équipes de relation avec les adhérents.
• Editeur de la solution de conférence web : Livestorm.

Proposer aux citoyens des informations sur la collectivité.

Le site Internet sert de support pour d’autres traitements : annuaires, enquête en ligne, guide des droits et des démarches, guide géolocalisé, newsletter, télé-formulaires, télé-paiement en ligne.

Cookies utilisés par les sites Internet créés avec la plateforme de Territoires Numériques :

Gestion de l’acceptation des cookies :
Ce cookie permet de stocker l’information de l’acceptation des cookies par le visiteur.
Nom : Cookie-agreed  
Date d'expiration : Lorsque vous quittez la session de navigation.

Gestion de la session démarches en lignes :
Ce cookie permet de maintenir la session de l’utilisateur tout au long de sa démarche en ligne avec les Télé-formulaires.
Nom : JSESSIONID
Date d'expiration : Lorsque vous quittez la session de navigation.

Gestion des sondages :
Ce cookie permet de stocker si le navigateur a déjà servi à répondre au sondage mis en place (voir le traitement Enquête en ligne)
Nom : pluginSurveyHasVoted-"ID serveur" (cookie associé à l'application de gestion des sondages : Enquête en ligne)
Date d’expiration : un an après création

Editeur de texte du Back office
Ne concerne pas la navigation sur le site web, mais uniquement les comptes des agents d’une collectivité connectés en back office pour modifier le site web
Nom : tinymcePasteText (Cookie associé à l'éditeur de texte)
Date expiration : 31 décembre de l’année suivante de sa création.

Les autres données pouvant être traitées par l’adhérent avec ce service dépendent entièrement de son initiative et ne peuvent pas être identifiées à l’avance.

A titre indicatif, on trouvera sur ces sites des données d’identification, des données de contact et des images d’élus, agents, artisans et commerçants.

Tout comme le type de données collectées, les bases juridiques utilisées pour traiter les données avec le site Internet, ne peuvent être définies à l’avance.

Chaque utilisateur du service doit s’assurer d’avoir une base juridique licite comme indiqué dans notre page https://www.ternum-bfc.fr/rgpd-adherents qui rappelle à nos adhérents comment faire un usage des services de la plateforme respectueux des obligations du RGPD.

1. Elaboration d'actes,
2. Convocation aux instances obligatoires avec horodatage des actions,
3. Télétransmission de la collectivité vers la DGCL (Direction Générale de Contrôle de Légalité).

• Toutes les données contenues dans les actes devant être envoyées au contrôle de légalité.
• Adresses mails des élus convoqués dans le cadre de leur mandat.

• La DGCL (Direction Générale de Contrôle de Légalité).
• Les élus dans le cadre de leur mandat.

Les données traitées par ce service sont déterminées exclusivement par les adhérents de Territoires Numériques lorsqu'ils décident d'utiliser le service.

Territoires Numériques ne contrôle pas l'utilisation que ses adhérents font de ce service.

Territoires Numériques peut utiliser à ses propres fins ce service, typiquement pour faire des sondages parmi ses adhérents concernant des formations. IDéO BFC peut utiliser ce service pour les mêmes finalités mais à l’intention d'un public de professionnels de la géomatique qui ne sont pas forcément adhérents. Dans ces deux cas on collectera seulement des données d'identification, de préférence professionnelles.

Le consentement de la personne utilisant le service.

• Le gestionnaire du service dans la collectivité.
• Quand l’enquête est réalisée par Territoires Numériques, le personnel de Territoires Numériques

Chaque adhérent peut décider de façon autonome du temps de conservation. Cependant, Territoires Numériques propose dans la page dédiée à la bonne utilisation de la plateforme un guide avec des exemples de durées de conservation pour différents types de données.

Dans l'usage que Territoires Numériques peut faire de ce service, les données sont conservées tant que la personne concernée ne retire pas son consentement au traitement (traitement dans un cadre B2B).

Ce guide situe sur la carte de la collectivité l’emplacement de services utiles pour les administrés comme la mairie, les écoles, les pharmacies, etc. La localisation du service est accompagnée d’une petite fiche descriptive (nom du service, coordonnées de localisation et de contact).

Ce guide peut également être directement complété par chaque collectivité avec ses propres informations.

Ce service est intégré au site Internet de la collectivité.

• Données d'identification : nom, prénom
• Vie professionnelle : email, téléphone, organisme, fonction

• Utilisateurs disposant d’un compte sur le Portail de la Donnée et de la Connaissance.
• Administrateurs du Portail de la Donnée et de la Connaissance.

• Données d'identification : nom, prénom
• Vie professionnelle : email, téléphone, organisme, fonction

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

• Données d'identification : nom, prénom
• Vie professionnelle : email, téléphone, organisme, fonction

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public

Application permettant aux non spécialistes de créer des cartes pour valoriser leurs données.

Gérer l'accès au composeur cartographique.

Limiter les droits de modification de chaque carte publiée aux référents et administrateurs de l'organisation à laquelle la carte est associée.

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement.

• Données d'identification : nom, prénom
• Vie professionnelle : email, téléphone
• Localisation : date et adresse de départ et d'arrivée

Le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte B2B)

Les personnes souhaitant faire du co-voiturage.

Personnel d'IDéO en charge de l’animation

Finalité 1 : Informer les administrateurs du Portail de la Donnée et de la Connaissance d'une demande de création de compte. Les comptes ainsi créés seront également affichés dans l’annuaire du Portail de la Donnée et de la Connaissance.

Finalité 2 : Informer les animateurs des demandes d'adhésion à un groupe projet et leur communiquer les informations nécessaires pour sa création.

• Données d'identification : nom, prénom
• Vie professionnelle : email, téléphone, organisme, fonction

Les administrateurs du portail.

Les prestataires techniques du Portail.

Enquête en ligne pour :

• Savoir si la formation a donné satisfaction aux participants
• Savoir si les participants souhaitent participer à des nouvelles formations

Nom et prénom (données optionnelles)

Note de satisfaction et le fait de vouloir participer à une nouvelle formation ou pas.

Le consentement des personnes concernées.

Limiter l'extraction de données aux utilisateurs autorisés en prenant en compte le territoire de compétence de leur organisation.

Notifier l'utilisateur de la fin du déroulement des extractions qu'il a commandées.

Pour les adhérents : Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques

Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)

Nom d'utilisateur et mot de passe du service sFTP

Logs d'accès

Pour les adhérents : Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques

Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)

Gérer les droits d'accès des utilisateurs vis-à-vis des différents projets et contenus qu'ils contiennent.

Informer les administrateurs de l'outil, les administrateurs de projets, les modérateurs, les contributeurs des évènements relatifs aux signalements qui les concernent.

Informer les utilisateurs disposant d'un compte nominatif de changements ayant eu lieu sur les projets auxquels ils se sont abonnés.

• Données d’identification : nom, prénom
• Données professionnelles : organisme, fonction, adresse email, téléphone
• Rôles des utilisateurs pour chaque projet (rôles spécifiques à l'application Collab)

Gérer les droits spécifiques des utilisateurs pour l'administration, la publication et la consultation des données et des ressources associées à leur compte.

Gestion des notifications : informer les administrateurs, référents et contributeurs des évènements relatifs à leurs organisations, jeux de données, ressources et réutilisations.

• Données d’identification : nom, prénom
• Données professionnelles : organisme, fonction, adresse email, téléphone
• Rôles des utilisateurs (rôles spécifiques à l'environnement IDGO)

Permettre aux personnes intéressées de s'inscrire aux évènements et formations proposées par IDéO BFC.

Gestion de la logistique des événements et formations : nombre de places maximum, repas, ateliers choisis.

Personnes en charge de l’animation de l’équipe IDéO BFC.

Afin de bien calibrer les ateliers et les formations, la liste des participants est transmise en amont aux intervenants ou formateurs ayant fait la demande.

Les données directement liées à l’évènement (repas, ateliers) sont supprimées une fois celui-ci fini.

Le reste des informations sont conservées pour les tenir au courant de nouveaux évènements et formations dans un contexte de relations B2B limité au cadre professionnel des personnes concernées : données, connaissance, information géographique.

• Nom, prénom de l'utilisateur
• Date et heure de connexion/déconnexion de l'utilisateur

• Données d'identification : nom, prénom
• Vie professionnelle : email, téléphone, fonction, organisme

La personne concernée.

Le socle des identités de la Plateforme de Territoires Numériques.

Obtenir des traces sur les fonctionnalités importantes de la plateforme, incluant les exceptions levées en cas d'anomalies afin de diagnostiquer les anomalies de fonctionnement du portail une fois qu'elles ont eu lieu.

• Adresse IP complète.
• Les données identifiantes comme les logins et emails qui transitent par l’application et qui peuvent aider à sécuriser la plateforme.
• Logs d’accès serveur.
• Logs de connexion et déconnexion des utilisateurs dans les CMS.
• Logs de synchronisation avec le socle des identités.

Création d’une cartographie des lieux de médiation numérique en Bourgogne-Franche-Comté afin de développer un réseau d’acteurs, construire un référentiel commun, mettre à disposition des acteurs des outils et services à valeur ajoutée et assurer la montée en compétence des acteurs.

L’enjeu est également celui du pilotage territorial, l’analyse des forces et fragilités du territoire, et la mutualisation des équipements.

• Internes : Les administrateurs de la cartographie
• Externes : Toute personne accédant à la cartographie sur Internet

• Les personnes concernées.
• L’administrateur de l’annuaire.

Utiliser les parcours pédagogiques proposés par Pix pour proposer aux médiateurs numériques dans un premier temps de se tester et d’évaluer l’outil. Les médiateurs qui le désirent peuvent partager avec MedNum BFC les résultats de ces parcours pour se faire proposer des parcours adaptés à leur public.

• Internes : Le personnel en charge de MedNum BFC
• Externes : Aucun

Les personnes concernées.

Créer et alimenter une base de données prospects.

Gestion des contacts des acteurs de la médiation numérique.

• Identité : nom, prénom
• Vie professionnelle : fonction, organisme, adresse, téléphone, adresse e-mail

• Internes : Le personnel en charge de MedNum BFC
• Externes : ZOHO CRM

• Les personnes concernées.

Nom, prénom, e-mail professionnel, mot de passe, agenda professionnelle.

Logs de récupération IMAP / transit des mails en SMTP

Mails / Contacts / Calendriers / Notes et documents écrits (les données qui vont transiter par la messagerie seront déterminées par l’utilisateur lui-même).

Les personnes utilisant le service.

Personnel de Worldline, prestataire en charge de la messagerie

Mails / contacts / calendriers jusqu’à suppression par l’utilisateur ou fin du contrat.

Les logs sont conservés par notre prestataire Worldline pendant un an.

Pour la création du compte, l’administrateur de l’organisme au niveau de la plateforme.

Pour les données qui seront ajoutées ultérieurement, les personnes utilisant le service.

Pour les envois en tant que newsletter couplée au site Internet, la base juridique est le consentement des personnes qui se sont inscrites à la newsletter.

Pour les envois en masse, chaque organisme utilisateur du service doit s’assurer d’avoir une base juridique licite comme indiqué dans notre page https://www.ternum-bfc.fr/rgpd-adherents qui rappelle à nos adhérents comment faire un usage des services de la plateforme respectueux des obligations du RGPD.

Pour les envois réalisés par Territoires Numériques en son nom auprès de ses adhérents, le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat d’adhésion.

Pour les envois en masse réalisés dans le cadre du Portail de la Donnée et de la Connaissance, le traitement se base sur le consentement des personnes concernées dans un cadre B2B.

• Les inscrits aux newsletters via les sites Internet.
• Les listes d’emails fournies par chaque utilisateur du service.

Les données traitées par ce service sont déterminées exclusivement par les adhérents de Territoires Numériques lorsqu'ils décident d'utiliser le service.

Territoires Numériques ne contrôle pas l'utilisation que ses adhérents font de ce service.

Territoires Numériques peut utiliser à ses propres fins ce service. Dans ce cas on collectera seulement des données d'identification, de préférence professionnelles.

Pour les données des participants, la base juridique est la participation volontaire de ceux-ci.

Pour les éventuelles données d’autres personnes, la base juridique des traitements effectués ne peut pas être définie à l’avance. Elle dépendra de chaque utilisation concrète de ce service.

• Le gestionnaire du service dans la collectivité.
• Toute personne ayant un compte sur territoires Numériques et avec laquelle l'adhérent décidera de partager l'accès au projet.
• Quand le service est utilisé par Territoires Numériques le personnel de Territoires Numériques

Chaque adhérent peut décider de façon autonome du temps de conservation des données. Cependant, Territoires Numériques propose dans la page dédiée à la bonne utilisation de la plateforme un guide avec des exemples de durées de conservation pour différents types de données.

Dans l'usage que Territoires Numériques fera de ce service, les données sont conservées tant que la personne concernée ne retire pas son consentement au traitement (traitement dans un cadre B2B).

Les données traitées sont celles du socle de gestion des identités (comptes adhérents), et toutes celles des différents services de la plateforme décrits dans cette page.

Ce traitement concerne également les données collectées à l'initiative de chaque adhérent lors de l’utilisation des services.

Finalité principale : dématérialisation des procédures de marchés publics et constitution d'un annuaire des opérateurs économiques utilisateurs.

Finalités secondaires :

1. Création et gestion de tout type de procédure de marchés publics
2. Accès par les acheteurs publics aux réponses des soumissionnaires, analyse des offres
3. Permet aux acheteurs publics de recenser l'ensemble des opérateurs économiques inscrits sur la plateforme
4. Espace documentaire privé pour les entreprises
5. Permettre la mise à disposition des traces techniques des échanges critiques réalisés via la plateforme
6. Mise en archivage des consultations et export des archives
7. Gestion des Agents (acheteurs) utilisateurs de la plateforme (coordonnées, habilitations, identifiants, etc.), y compris du module « Rédaction », objet d'une habilitation spécifique (pour ceux disposant de ce module)
8. Gérer les Entités d'Achat (Pouvoir Adjudicateur)
9. Recherche de consultations par les entreprises
10. Dépôt d'offres par les entreprises

• Etat civil et données d’identification : nom, prénom, photos qui seraient éventuellement présentes sur les CV des candidats.

• Vie professionnelle : CV, formation, distinctions, diplômes.

• Données de connexion : enregistrement des connexions authentifiées, Logs techniques des accès (adresses IP)

• Historique de navigation de l'utilisateur sur la salle des marchés.

• Historique des messages de l'utilisateur (horodatage).

• Coté adhérent (comptes des agents), le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat d’adhésion car nécessaire pour utiliser le service. Le service répond à l’obligation légale d’organiser les procédures d'appel d'offres via un profil acheteur.
• Coté utilisateur, ce sont les entreprises qui communiquent les informations de façon volontaire lorsqu’elles créent un compte ou candidatent à une consultation.
• Les données de connexion sont collectées pour pouvoir réaliser un diagnostic technique en cas de contestation de procédure

• Utilisateurs habilités au sein de la collectivité adhérente qui a passé le marché.
• L'huissier qui peut intervenir à travers la clé universelle, sur demande écrite de l'adhérent.
• Le contrôle de légalité pour les marchés y étant soumis.
• Le gestionnaire de l'application
• DPD

• Etat civil, identité, données d'identification, images… : 2 à 5 ans (durée d'exécution du marché)
• Informations d'ordre économique et financier (revenus, situation financière, situation fiscale, etc.) : 2 à 5 ans (durée d'exécution du marché)
• Données de connexion (adresse IP, logs, etc.) : 1 an

• Coté adhérent : l’administrateur du compte de l’adhérent
• Coté utilisateur : les entreprises ayant créé un compte

• Internes : Chef de projet en charge du site Super Chef RGPD
• Externes : I-com : hébergeur du site Super Chef RGPD

Dans le cadre de l’utilisation des services de Territoires Numériques, les adhérents peuvent rencontrer des difficultés qui ne peuvent pas être résolues sans une intervention sur le poste de travail de l’adhérent.

La téléassistance permet à Territoires Numériques et à ses sous-traitants d’examiner le problème rencontré afin de chercher une solution.

• Informations de connexion : Identifiant et mot de passe de la session du logiciel de téléassistance de l'adhérent
• Le cas échéant des captures d’écrans pouvant servir d’appui pour la résolution du problème.

D’autres données déjà en notre possession sont traitées pour cette finalité :

• Informations personnelles : Nom, prénom, adresse mail, numéro de tél professionnel

• Le consentement de la personne utilisant le service.
• Le traitement est nécessaire à une mission d’intérêt public.
• En 2022, ces traitements seront couverts par l’obligation légale qu’auront les collectivités de proposer ce type de services.

• État-civil, identité, données d'identification, images
• Informations d’ordre économique et financier

• Le traitement est nécessaire à une mission d’intérêt public.
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis