Le RGPD et la plateforme Territoires Numériques

1. Qui est le Responsable des traitements, les co-responsables et le Délégué à la Protection des Données ?
2. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?
3. Comment exercer vos droits ?
4. Quelles sont les obligations du Responsable des traitements et des co-responsables ?
5. Comment les services de la plateforme doivent être utilisés par nos adhérents ?
6. Quelles données sont traitées par la plateforme et dans quelles conditions ?
   • Annuaires thématiques
   • Cookies
   • Comptes utilisateurs
   • Création de sites internet
   • E-Actes
   • Enquête en ligne
   • Facturation électronique
   • Gestion de la relation avec les adhérents
   • Guide des droits et des démarches
   • Guide géolocalisé
   • IDéO BFC : Co-voiturage
   • IDéO BFC : Composeur cartographique
   • IDéO BFC : Demande de création de comptes
   • IDéO BFC : Enquête de satisfaction / nouvelle formation
   • IDéO BFC : Extracteur de données
   • IDéO BFC : Gestion des listes d'inscrits aux événements et eux formations
   • IDéO BFC : Lettre d'information
   • IDéO BFC : Méta données fiches Inspire
   • IDéO BFC : sFTP
   • Logs d'accès
   • MedNum : cartographie des lieux de médiation numérique
   • Messagerie
   • Newsletter
   • Nos projets
   • Réversibilité de la plateforme
   • Salle de marchés
   • Super Chef RGPD
   • Téléassistance
   • Télé-formulaires services aux citoyens
   • Télépaiement en ligne - TIPI
   • Transmission des flux comptables à l'Etat
7. Quelles sont les mesures de sécurité de la plateforme Territoires Numériques ?

• Identité, informations de contact professionnelles

La base juridique est déterminée par l’utilisateur du service. Par exemple, un annuaire qui recense les services d’une collectivité peut se baser sur le fait que le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

• Internes : L'administrateur de l’annuaire
• Externes : Toute personne qui accède aux annuaires sur Internet

• Fournir un point d’identification et d’authentification pour accéder à la plateforme Territoires Numériques.
• Servir d’annuaire pour le service « Nos Projets »
• Servir d’annuaire pour le service « Portail de la Donnée et de la Connaissance »

• Données d'identification : nom, prénom

• Vie professionnelle : email, téléphone, organisme, fonction

• Données de connexion
• Condition d'élu ou pas

• Pour les adhérents : Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques
• Pour les personnes invitées à participer au service « Nos projets » : Le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)
• Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)
• Pour le personnel de Territoires Numériques et ses sous-traitants : Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat de travail ou de sous-traitance

• Pour l’identification : le sous-traitant en charge de la plateforme (Worldline). Le personnel de Territoires Numériques peut exceptionnellement demander à ses adhérents les identifiants de connexion en cas de blocage coté adhérent.

• Pour l’annuaire : les personnes inscrites dans le socle et utilisant le service « Nos projets »

• Pour l’annuaire du « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : les personnes disposant d’un compte et connectées au service « Portail de la Donnée et de la Connaissance »

Dès que l’agent quitte sa collectivité, ou que le salarié quitte Territoires Numériques, nous procédons à la désactivation du compte. Techniquement il n’est pas possible de supprimer les comptes car certaines fonctionnalités de la plateforme en dépendent comme l’historique des actions de la collectivité.

Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : jusqu’au moment où la personne concernée manifeste son souhait de supprimer son compte.

• Pour les adhérents : Les gestionnaires du service de la collectivité adhérente
• Pour les personnes invités à participer au service « Nos projets » : les personnes concernées
• Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : la personne concernée

Proposer aux citoyens des informations sur la collectivité.

Le site Internet sert de support pour d’autres traitements : annuaires, enquête en ligne, guide des droits et des démarches, guide géolocalisé, newsletter, télé-formulaires, télé-paiement en ligne.

Cookies utilisés par les sites Internet créés avec la plateforme de Territoires Numériques :

Gestion de l’acceptation des cookies :
Ce cookie permet de stocker l’information de l’acceptation des cookies par le visiteur.
Nom : Cookie-agreed  
Date d'expiration : Lorsque vous quittez la session de navigation.

Gestion de la session démarches en lignes :
Ce cookie permet de maintenir la session de l’utilisateur tout au long de sa démarche en ligne avec les Télé-formulaires.
Nom : JSESSIONID
Date d'expiration : Lorsque vous quittez la session de navigation.

Gestion des sondages :
Ce cookie permet de stocker si le navigateur a déjà servi à répondre au sondage mis en place (voir le traitement Enquête en ligne)
Nom : pluginSurveyHasVoted-"ID serveur" (cookie associé à l'application de gestion des sondages : Enquête en ligne)
Date d’expiration : un an après création

Editeur de texte du Back office
Ne concerne pas la navigation sur le site web, mais uniquement les comptes des agents d’une collectivité connectés en back office pour modifier le site web
Nom : tinymcePasteText (Cookie associé à l'éditeur de texte)
Date expiration : 31 décembre de l’année suivante de sa création.

Les autres données pouvant être traitées par l’adhérent avec ce service dépendent entièrement de son initiative et ne peuvent pas être identifiées à l’avance.

A titre indicatif, on trouvera sur ces sites des données d’identification, des données de contact et des images d’élus, agents, artisans et commerçants.

Tout comme le type de données collectées, les bases juridiques utilisées pour traiter les données avec le site Internet, ne peuvent être définies à l’avance.

Chaque utilisateur du service doit s’assurer d’avoir une base juridique licite comme indiqué dans notre page https://www.e-bourgogne.fr/rgpd-adherents qui rappelle à nos adhérents comment faire un usage des services de la plateforme respectueux des obligations du RGPD.

1. Elaboration d'actes,
2. Convocation aux instances obligatoires avec horodatage des actions,
3. Télétransmission de la collectivité vers la DGCL (Direction Générale de Contrôle de Légalité).

• Toutes les données contenues dans les actes devant être envoyées au contrôle de légalité.
• Adresses mails des élus convoqués dans le cadre de leur mandat.

• La DGCL (Direction Générale de Contrôle de Légalité).
• Les élus dans le cadre de leur mandat.

Les données traitées par ce service sont déterminées exclusivement par les adhérents de Territoires Numériques lorsqu'ils décident d'utiliser le service.

Territoires Numériques ne contrôle pas l'utilisation que ses adhérents font de ce service.

Territoires Numériques peut utiliser à ses propres fins ce service, typiquement pour faire des sondages parmi ses adhérents concernant des formations. IDéO BFC peut utiliser ce service pour les mêmes finalités mais à l’intention d'un public de professionnels de la géomatique qui ne sont pas forcément adhérents. Dans ces deux cas on collectera seulement des données d'identification, de préférence professionnelles.

Le consentement de la personne utilisant le service.

• Le gestionnaire du service dans la collectivité.
• Quand l’enquête est réalisée par Territoires Numériques, le personnel de Territoires Numériques

Chaque adhérent peut décider de façon autonome du temps de conservation. Cependant, Territoires Numériques propose dans la page dédiée à la bonne utilisation de la plateforme un guide avec des exemples de durées de conservation pour différents types de données.

Dans l'usage que Territoires Numériques peut faire de ce service, les données sont conservées tant que la personne concernée ne retire pas son consentement au traitement (traitement dans un cadre B2B).

Finalité 1 : Assistance aux adhérents sur l'utilisation de la plateforme

Finalité 2 : Suivi du nombre de tickets ouverts, attribués et fermés par compte afin de générer des statistiques

Finalité 3 : Enregistrement de 30% des appels téléphoniques reçus par le service de support téléphonique de premier niveau afin de :
3.1. Former ses salariés ;
3.2. Evaluer ses salariés;
3.3. Améliorer la qualité du service ;

Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, téléphone professionnel, fonction, organisme.

Enregistrement sonore des échanges.

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat

Pour la finalité n° 3 : l’intérêt légitime du prestataire en charge du service.

Ce guide situe sur la carte de la collectivité l’emplacement de services utiles pour les administrés comme la mairie, les écoles, les pharmacies, etc. La localisation du service est accompagnée d’une petite fiche descriptive (nom du service, coordonnées de localisation et de contact).

Ce guide peut également être directement complété par chaque collectivité avec ses propres informations.

Ce service est intégré au site Internet de la collectivité.

Le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte B2B)

Les personnes souhaitant faire du co-voiturage.

Personnel d'IDéO en charge de l’animation

Limiter l'accès au composeur cartographique.

Limiter les droits de modification de chaque carte publiée aux référents et administrateurs de l'organisation à laquelle la carte est associée.

Pour les adhérents : Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques

Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)

Les administrateurs du portail.

Le prestataire technique de l’hébergement.

Enquête en ligne pour :

• Savoir si la formation a donné satisfaction aux participants
• Savoir si les participants souhaitent participer à des nouvelles formations

Nom et prénom (données optionnelles)

Note de satisfaction et le fait de vouloir participer à une nouvelle formation ou pas.

Le consentement des personnes concernées.

Limiter l'extraction de données aux utilisateurs autorisés en prenant en compte le territoire de compétence de leur organisation.

Notifier l'utilisateur de la fin du déroulement des extractions qu'il a commandées.

Pour les adhérents : Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques

Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)

Permettre aux personnes intéressées de s'inscrire aux évènements et formations proposées par IDéO BFC.

Gestion de la logistique des événements et formations : nombre de places maximum, repas, ateliers choisis.

Personnes en charge de l’animation de l’équipe IDéO BFC.

Afin de bien calibrer les ateliers et les formations, la liste des participants est transmise en amont aux intervenants ou formateurs ayant fait la demande.

Les données directement liées à l’évènement (repas, ateliers) sont supprimées une fois celui-ci fini.

Le reste des informations sont conservées pour les tenir au courant de nouveaux évènements et formations dans un contexte de relations B2B limité au cadre professionnel des personnes concernées : données, connaissance, information géographique.

Personnes en charge de l’animation du portail.

Administrateur du portail.

Tout internaute qui consulte la fiche de méta données.

La personne concernée.

Les administrateurs du portail.

Nom d'utilisateur et mot de passe du service sFTP

Logs d'accès

Pour les adhérents : Le traitement est nécessaire pour fournir les services souscrits avec le contrat d’adhésion à la plateforme Territoires Numériques

Pour les non adhérents inscrits au « Portail de la Donnée et de la Connaissance » : le consentement de ces personnes (inscription volontaire dans un contexte professionnel)

Obtenir des traces sur les fonctionnalités importantes de la plateforme, incluant les exceptions levées en cas d'anomalies afin de diagnostiquer les anomalies de fonctionnement du portail une fois qu'elles ont eu lieu.

• Adresse IP complète.
• Les données identifiantes comme les logins et emails qui transitent par l’application et qui peuvent aider à sécuriser la plateforme.
• Logs d’accès serveur.
• Logs de connexion et déconnexion des utilisateurs dans les CMS.
• Logs de synchronisation avec le socle des identités.

Création d’une cartographie des lieux de médiation numérique en Bourgogne-Franche-Comté afin de développer un réseau d’acteurs, construire un référentiel commun, mettre à disposition des acteurs des outils et services à valeur ajoutée et assurer la montée en compétence des acteurs.

L’enjeu est également celui du pilotage territorial, l’analyse des forces et fragilités du territoire, et la mutualisation des équipements.

• Internes : Les administrateurs de la cartographie
• Externes : Toute personne accédant à la cartographie sur Internet

• Les personnes concernées.
• L’administrateur de l’annuaire.

Nom, prénom, e-mail professionnel, mot de passe, agenda professionnelle.

Logs de récupération IMAP / transit des mails en SMTP

Mails / Contacts / Calendriers / Notes et documents écrits (les données qui vont transiter par la messagerie seront déterminées par l’utilisateur lui-même).

Les personnes utilisant le service.

Personnel de Worldline, prestataire en charge de la messagerie

Mails / contacts / calendriers jusqu’à suppression par l’utilisateur ou fin du contrat.

Les logs sont conservés par notre prestataire Worldline pendant un an.

Pour la création du compte, l’administrateur de l’organisme au niveau de la plateforme.

Pour les données qui seront ajoutées ultérieurement, les personnes utilisant le service.

L’outil utilise seulement les adresses e-mail, tout comme les sites Internet créés dans la plateforme de Territoires Numériques qui ne collectent que cette donnée.

Cependant, l’outil peut importer le nom et le prénom s’ils sont présents dans la liste qui est fournie mais ne les stocke pas. Cette possibilité d'importation sera supprimée en fin d’année 2019.

Pour les envois en tant que newsletter couplée au site Internet, la base juridique est le consentement des personnes qui se sont inscrites à la newsletter.

Pour les envois en masse, chaque organisme utilisateur du service doit s’assurer d’avoir une base juridique licite comme indiqué dans notre page https://www.e-bourgogne.fr/rgpd-adherents qui rappelle à nos adhérents comment faire un usage des services de la plateforme respectueux des obligations du RGPD.

• Les inscrits aux newsletters via les sites Internet.
• Les listes d’emails fournies par chaque utilisateur du service.

Les données traitées par ce service sont déterminées exclusivement par les adhérents de Territoires Numériques lorsqu'ils décident d'utiliser le service.

Territoires Numériques ne contrôle pas l'utilisation que ses adhérents font de ce service.

Territoires Numériques peut utiliser à ses propres fins ce service. Dans ce cas on collectera seulement des données d'identification, de préférence professionnelles.

Pour les données des participants, la base juridique est la participation volontaire de ceux-ci.

Pour les éventuelles données d’autres personnes, la base juridique des traitements effectués ne peut pas être définie à l’avance. Elle dépendra de chaque utilisation concrète de ce service.

• Le gestionnaire du service dans la collectivité.
• Toute personne ayant un compte sur territoires Numériques et avec laquelle l'adhérent décidera de partager l'accès au projet.
• Quand le service est utilisé par Territoires Numériques le personnel de Territoires Numériques

Chaque adhérent peut décider de façon autonome du temps de conservation des données. Cependant, Territoires Numériques propose dans la page dédiée à la bonne utilisation de la plateforme un guide avec des exemples de durées de conservation pour différents types de données.

Dans l'usage que Territoires Numériques fera de ce service, les données sont conservées tant que la personne concernée ne retire pas son consentement au traitement (traitement dans un cadre B2B).

Les données traitées sont celles du socle de gestion des identités (comptes adhérents), et toutes celles des différents services de la plateforme décrits dans cette page.

Ce traitement concerne également les données collectées à l'initiative de chaque adhérent lors de l’utilisation des services.

Finalité principale : dématérialisation des procédures de marchés publics et constitution d'un annuaire des opérateurs économiques utilisateurs.

Finalités secondaires :

1. Création et gestion de tout type de procédure de marchés publics
2. Accès par les acheteurs publics aux réponses des soumissionnaires, analyse des offres
3. Permet aux acheteurs publics de recenser l'ensemble des opérateurs économiques inscrits sur la plateforme
4. Espace documentaire privé pour les entreprises
5. Permettre la mise à disposition des traces techniques des échanges critiques réalisés via la plateforme
6. Mise en archivage des consultations et export des archives
7. Gestion des Agents (acheteurs) utilisateurs de la plateforme (coordonnées, habilitations, identifiants, etc.), y compris du module « Rédaction », objet d'une habilitation spécifique (pour ceux disposant de ce module)
8. Gérer les Entités d'Achat (Pouvoir Adjudicateur)
9. Recherche de consultations par les entreprises
10. Dépôt d'offres par les entreprises

• Etat civil et données d’identification : nom, prénom, photos qui seraient éventuellement présentes sur les CV des candidats.

• Vie professionnelle : CV, formation, distinctions, diplômes.

• Données de connexion : enregistrement des connexions authentifiées, Logs techniques des accès (adresses IP)

• Historique de navigation de l'utilisateur sur la salle des marchés.

• Historique des messages de l'utilisateur (horodatage).

• Coté adhérent (comptes des agents), le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat d’adhésion car nécessaire pour utiliser le service. Le service répond à l’obligation légale d’organiser les procédures d'appel d'offres via un profil acheteur.
• Coté utilisateur, ce sont les entreprises qui communiquent les informations de façon volontaire lorsqu’elles créent un compte ou candidatent à une consultation.
• Les données de connexion sont collectées pour pouvoir réaliser un diagnostic technique en cas de contestation de procédure

• Utilisateurs habilités au sein de la collectivité adhérente qui a passé le marché.
• L'huissier qui peut intervenir à travers la clé universelle, sur demande écrite de l'adhérent.
• Le contrôle de légalité pour les marchés y étant soumis.
• Le gestionnaire de l'application
• DPD

• Etat civil, identité, données d'identification, images… : 2 à 5 ans (durée d'exécution du marché)
• Informations d'ordre économique et financier (revenus, situation financière, situation fiscale, etc.) : 2 à 5 ans (durée d'exécution du marché)
• Données de connexion (adresse IP, logs, etc.) : 1 an

• Coté adhérent : l’administrateur du compte de l’adhérent
• Coté utilisateur : les entreprises ayant créé un compte

• Internes : Chef de projet en charge du site Super Chef RGPD
• Externes : I-com : hébergeur du site Super Chef RGPD

Dans le cadre de l’utilisation des services de Territoires Numériques, les adhérents peuvent rencontrer des difficultés qui ne peuvent pas être résolues sans une intervention sur le poste de travail de l’adhérent.

La téléassistance permet à Territoires Numériques et à ses sous-traitants d’examiner le problème rencontré afin de chercher une solution.

• Informations de connexion : Identifiant et mot de passe de la session du logiciel de téléassistance de l'adhérent
• Le cas échéant des captures d’écrans pouvant servir d’appui pour la résolution du problème.

D’autres données déjà en notre possession sont traitées pour cette finalité :

• Informations personnelles : Nom, prénom, adresse mail, numéro de tél professionnel

• Le consentement de la personne utilisant le service.
• Le traitement est nécessaire à une mission d’intérêt public.
• En 2022, ces traitements seront couverts par l’obligation légale qu’auront les collectivités de proposer ce type de services.

• État-civil, identité, données d'identification, images
• Informations d’ordre économique et financier

• Le traitement est nécessaire à une mission d’intérêt public.
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis