La centrale d’achat ARNia : pour acquérir des équipements numériques de qualité, adaptés à ses besoins et à des prix attractifs

Mise en place depuis octobre 2021, la centrale d’achat est un service accessible en ligne à tous les adhérents de l’ARNia (compris dans l’offre de base) qui répond de façon simple, à des prix optimisés et sans surcoût, aux besoins les plus demandés.

 

Pour vous le présenter, Mathias Murmylo, Responsable du Pôle conseil AMO, nouveaux services et inclusion numérique, a répondu aux principales questions que vous vous posez.

Pourquoi l’ARNia a créé cette centrale d’achat ? A quoi sert-elle ?

C’est au cours d’une commission numérique locale (instance dans les territoires), l’année passée, qu’est né le projet d’une centrale d’achat dédiée aux adhérents de l’ARNia. L’idée a fait son chemin et nous avons lancé en septembre 2021 un accord-cadre multi-attributaires à bons de commande, d’une durée d’un an (reconductible 1 an) pour mettre en concurrence des fournisseurs* de matériel informatique. Cette démarche nous a permis de faire un benchmark et de sélectionner des équipements et des prestations en fonction de leur rapport qualité-prix et de leur adaptation aux besoins les plus courants des adhérents : ordinateur portable, tablette, logiciels, installation, enlèvement et recyclage… La centrale d’achat, accessible depuis octobre dernier dans « mon espace », permet aux adhérents de gagner du temps (une sélection judicieuse réalisée parmi la multitude des offres du marché), d’avoir les outils et les services dont ils ont besoin (pas d’achats inutiles) et de contrôler leurs dépenses dans la durée (des équipements de qualité à des prix optimisés par l’effet volume sur région).

(*) Trois entreprises ont été retenues dont deux en région, à Chalon-sur-Saône et à Besançon.

Quelles différences entre un achat fait directement auprès d’un fournisseur et un achat via la centrale d’achat ?

La centrale d’achat propose une liste standardisée d’équipements et de services associés qui ont été sélectionnés pour répondre de façon adaptée aux besoins type de la plupart des adhérents, notamment les petites communes. Les prix ont été optimisés de même que les conditions contractuelles, évitant aux adhérents cette étape qui prend souvent du temps. A noter qu’il n’y a pas d’intermédiaire entre l’acheteur et le fournisseur, donc pas de surcoût ni de marge.

Les adhérents sont libres par ailleurs de demander des devis et d’acheter directement auprès des fournisseurs, des équipements et services qui ne figurent pas dans le catalogue.

Que contient le catalogue actuel, comment peut-on y accéder ?

La centrale d’achat comporte deux catalogues : l’un de fournitures (ordinateurs portables, tablettes, casques, vidéoprojecteurs, imprimantes, logiciels…), l’autre de prestations (installation sur site, accompagnement sur mesure, enlèvement et recyclage, dépannage sur le poste...). Au total une trentaine d’équipements sont proposés parmi les plus demandés par les communes pour équiper un élu, le poste de travail d’une secrétaire de mairie, un agent sur le terrain… La centrale d’achat permet de s’équiper en toute simplicité, au meilleur coût, en évitant d’acquérir des équipements inutiles ou bien inadaptés ; elle permet également de comparer (via le tableau Excel du catalogue) le prix et les conditions contractuelles d’un équipement ou d’une prestation parmi les trois fournisseurs attributaires de l’accord-cadre, de consulter des fiches-produits et de préparer directement son panier.

Peut-on faire appel à l’ARNia en cas de problème avec un fournisseur ?

L’ARNia n’intervient pas dans la passation des commandes ni au stade de la livraison et de l’assistance. Elle n’est pas responsable des défaillances de fournisseurs mais, pour autant, elle ne se désengage pas des problèmes qui pourraient intervenir entre acheteurs et fournisseurs. En outre, le GIP reste attentif à la qualité du service rendu au moyen d’indicateurs fournis par les prestataires permettant de suivre le traitement des commandes, les délais, le suivi après-vente…

 

Allez-vous prochainement compléter le catalogue  ?

Oui, nous étudions actuellement différents types d’offres, en particulier un pack cybersécurité (qui serait éligible à la subvention de l’ANSSI pour les petites collectivités), l’acquisition de signatures électroniques ou bien encore des logiciels de gestion de cimetières. Nous sommes attentifs aux besoins de nos adhérents qui sont invités à se rapprocher de leur ambassadeur pour leur en faire part.

 

   Deux utilisateurs de la centrale d'achat témoignent

 

 

Yannick Massenot, Adjoint au Maire d'Aloxe-Corton (Côte d’Or - 21), adhérent de l'ARNia

« Faire appel à la centrale d’achat représente plusieurs avantages dont j’ai pu bénéficier. Un gain de temps car il n’est pas nécessaire de consulter 12 catalogues sur 10 sites internet différents ; de plus, j’ai apprécié les configurations matérielles proposées, à la fois pertinentes et adaptées aux usages pour une petite collectivité comme Aloxe-Corton (135 habitants). Faire appel à une centrale d’achat rassure également les élus et inspire la confiance. Lors de ma démarche j’ai pu constater que le process de la commande jusqu’au règlement de même que la livraison s’était déroulé de manière optimale et que les prestations de qualité étaient au rendez-vous. Pour information notre commune a fait l’acquisition de 2 PC portables d’un vidéo projecteur et d’un écran et souhaiterait à l’avenir que la centrale d’achat puisse proposer d’autres produits comme des défibrillateurs. »

 

 

Patrice Bonfillou, Informaticien à l’Office Auxerrois de l’Habitat (Yonne - 89)

« Nous avons fait appel à la centrale d’achat pour l’acquisition de 15 PC portables et d’accessoires (claviers, souris) notamment afin de renouveler une partie de notre parc informatique. La livraison a été faite en 15 jours seulement contre les 90 jours annoncés par notre fournisseur habituel qui subissait une rupture de stock pour les références de matériel que nous souhaitions, à cause de la pénurie de certains composants (crise Covid). La simplicité d’utilisation et la rapidité sont les points forts de la centrale d’achat ARNia. Nul besoin de mettre en concurrence les fournisseurs comme le veut la règlementation de l’achat public. Nous avons communiqué nos besoins à trois prestataires du catalogue et reçu trois propositions avec délais et tarifs. Il nous suffisait ensuite de faire notre choix parmi les fournisseurs. Simple et rapide, donc positif ! »   

 

 

En savoir plus sur la centrale d'achat, lire l'actu de novembre 2021

 

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